Huishoudelijk reglement

Reglement behorende bij de Statuten van de “Nederlandse Lokale UNIX-Systems Gebruikers Groep (Nluug)”, kortweg vereniging “NLUUG”. Naast het huishoudelijk reglement hebben we ook huisregels. Deze dienen als aanvulling en leggen de nadruk op de gewenste omgangsvormen binnen onze vereniging.

Versie 2022-01-12

I. Algemene bepalingen

1. In dit reglement worden aanvullende afspraken vastgelegd die wettelijk niet per statuut geregeld hoeven te worden. De bepalingen mogen niet in tegenspraak zijn met wettelijke bepalingen en de gedeponeerde statuten. Mocht dit onverhoopt toch het geval zijn, dan vervalt de betreffende bepaling in dit document.
2. Wijzigingsvoorstellen voor het Huishoudelijk Reglement worden door het bestuur ter stemming aan de leden voorgelegd tijdens een ALV. De aanpassing wordt geaccepteerd als een meerderheid van de vergadering het voorstel steunt.
3. Leden kunnen het bestuur verzoeken om wijzigingen en uitbreiding van bepalingen in het Huishoudelijk Reglement voor te bereiden. Dit verzoek moet ten minste dertig dagen voor een ALV worden ingediend.
4. Schriftelijk kan zowel per (post)brief als per e-mail zijn.

II. Bestuur

1. Het bestuur heeft de vrijheid om, binnen de doelstellingen zoals beschreven in de statuten, zelf te kiezen voor een strategie. Daarbij komen de opdrachten opgelegd door de ALV.
2. Schorsing
   1. Geschorste bestuursleden kunnen niet deelnemen aan de bestuursvergadering. Zij hebben geen stemrecht tijdens bestuursvergaderingen.

III. Lidmaatschap

1. Lidmaatschapsvormen

1. De vereniging kent natuurlijke personen als lid, met stemrecht.
2. Rechtspersonen kunnen zich aansluiten via een bedrijfregeling, zonder stemrecht.
3. De contributies zijn afgeleid van het eenheidslidmaatschapstarief wat per jaar wordt vastgesteld tijdens de ALV. De bedragen worden vermeld op de website van de vereniging.
4. Studentleden krijgen ongeveer 75% korting, zo afgestemd dat zij inclusief BTW een rond bedrag betalen.
5. De volgende verhoudingen in contributies liggen vast:

6. De bedrijfsregelingen zijn samengesteld uit het eenheidslidmaatschapstarief inclusief conferenties tegen ledentarief. De bedragen worden vermeld op de website van de vereniging.
7. De volgende verhoudingen in bedrijfsregelingen liggen vast:

P = Natuurlijk Persoon, B = Bedrijfsregeling, E = Erelid

2. Voordelen leden

1. Leden ontvangen informatie over de activiteiten van de vereniging.
2. Uitsluitend leden hebben toegang tot het afgesloten ledengedeelte van de website.
3. Leden kunnen met elkaar in contact treden via door de vereniging aangeboden communicatiemiddellen. Deze communicatiemiddellen zij uitsluitend toegankelijk voor leden en worden niet gemodereerd.
4. Leden betalen een lagere toegangsprijs voor de conferentie dan niet-leden.

3. Voordelen bedrijfsregelingen en donateurs

1. Donateurs worden vermeld op de website.
2. Organinisaties met een bedrijfsregeling kunnen hun bijdrage gebruiken om lidmaatschappen (van natuurlijke personen) mee te voldoen, tot een maximum van het aantal leden genoemd in artikel 2.7.
3. Een organinisatie met een bedrijfsregeling die minimaal twee keer het eenheidstarief bijdraagt mag elke conferentie iemand aanmelden zonder lidmaatschapsverplichting. Deze persoon wordt opgenomen in de administratie als ‘introducee’ en kan geen tweede keer naar een evenement zonder volwaardig lid te worden.
4. De organisatie is niet bevoegd het persoonlijke lidmaatschap namens de medewerker op te zeggen. Het lidmaatschap is persoonsgebonden en loopt dus ook zonder deelname aan een bedrijfsregeling door. Met dit verschil dat de verantwoordelijkheid voor contributiebetaling wordt verlegd van de organisatie naar de medewerker. De organisatie stelt de medewerker (bij uitdiensttreding) hiervan op de hoogte.
5. Voor de contributierun neemt de NLUUG contact op met de organisatie met het verzoek eventuele wijzigingen in de regeling en factuurgegevens door te geven. De verantwoordelijkheid voor het tijdig doorgeven van mutaties ligt bij de organisatie.

4. Conferenties

1. Toegang tot de conferenties voor bijzondere deelnemers zoals sprekers, exposanten, vertegenwoordigers van sponsors en leden van zustergroepen vindt plaats onder door het bestuur te bepalen voorwaarden.
2. Toegang tot de conferenties voor niet-leden die niet onder (4.1) vallen is mogelijk voor een tarief dat gelijk is aan of hoger dan het ledentarief.
3. Het is mogelijk om bij aanmelding voor een conferentie lid te worden.
4. Studenten moeten een geldige collegekaart kunnen tonen bij toegang tot de conferentie en overige bijeenkomsten, als zij aanspraak willen maken op studentenkorting op lidmaatschap en deelname.

5. Schorsing

1. Een lid dat geschorst is mag uitsluitend deelnemen aan activiteiten van de vereniging (inclusief communicatiemiddellen en toegang tot de website) met voorafgaande toestemming van het bestuur.

IV. Ere-leden

1. Selectie

1. Het bestuur draagt personen voor aan de ALV, die in aanmerking komen voor het ere-lidmaatschap. Dit voorrecht wordt toegekend als dank voor bijzondere inspanning ten bate van de vereniging of voor het doel wat de vereniging nastreeft.

2. Duur

1. Het erelidmaatschap is voor het leven.
2. Het erelid kan zelf aangeven af te willen zien van de voorrechten, bijvoorbeeld vanwege veranderde interesse of onmin met het beleid van de vereniging.

3. Schorsing

1. Het bestuur heeft het recht om -zonder tussenkomst van de ALV- een erelid te schorsen. Daarvoor is een twee-derde meerderheid in het bestuur nodig. Dit kan gebeuren als –in de ogen van het bestuur– het erelid de vereniging schade berokkent of heeft berokkend.
2. Het geschorste ere-lid kan tijdens de eerstvolgende ALV in beroep, waarna de meerderheid van de ALV de schorsing ongedaan kan maken.
3. Indien de ALV de schorsing niet opheft wordt het erelidmaatschap van de persoon ontnomen. Het ontnemen van het erelidmaatschap sluit de persoon niet uit van een (eventueel opnieuw af te sluiten) regulier lidmaatschap van de vereniging en de daaraan verbonden rechten en plichten.

4. Voorrechten

Het erelidmaatschap geeft recht op het volgende:

1. Vermelding als erelid op de website.
2. Ereleden betalen geen contributie.
3. Alle rechten van het persoonlijk lidmaatschap, zoals het ontvangen van informatie over evenementen en toegang voor ledentarief.
4. Uitnodiging voor deelname aan het conferentie-diner, indien ingeschreven voor de conferentie.

V. Algemene ledenvergadering (ALV)

De vereniging kent twee soorten ALVs: ‘spoed ALVs’ en ‘normale ALVs’.

1. Spoed ALVs
   1. Spoed ALVs kunnen worden uitgeschreven met een termijn van minimaal zeven dagen, zoals voorgeschreven in de statuten, echter uitsluitend in het geval van urgentie
   2. Urgentie houdt in dat het uitschrijven van een normale ALV de vereniging in de problemen brengt, bijvoorbeeld financieel, juridisch of organisatorisch.
   3. Spoed ALVs worden minimaal zeven dagen van te voren schriftelijk aangekondigd aan de leden.
   4. Op een Spoed ALV kan alleen over de onderwerpen van urgentie worden beslist.
   5. Spoed ALVs worden ’s avonds of in het weekend op een goed bereikbare centrale locatie in Nederland of een online platform belegd.
2. Normale ALVs
   1. Elke jaar wordt er minimaal één normale ALV gehouden, bij voorkeur tijdens een activiteit van de NLUUG.
   2. De normale ALVs worden schriftelijk aangekondigd, zowel persoonlijk aan de leden als publiekelijk middels media naar keuze van het bestuur, minimaal vier weken voordat de ALV plaatsvindt.
   3. Voorstellen tot veranderingen in Statuten of Huishoudelijk Reglement staan minimaal vier weken voor de ALV in concept op het ledendeel van de NLUUG website en worden schriftelijk aan de leden aangekondigd.
   4. Als er een voorjaarsconferentie is, dan wordt de ALV gehouden tijdens die conferentie. Tijdens deze ALV wordt het jaarverslag behandeld en vindt bestuursverkiezing plaats.
3. Machtigingen
   1. Ieder bij een ALV aanwezig lid mag per stemming maximaal twee machtigingen uitoefenen.

VI. Promotie

1. Het bestuur mag afspraken maken met organisaties, om leden van die organisaties tegen gereduceerd tarief deel te laten nemen aan activiteiten van NLUUG. Deze reductie geldt uitsluitend voor natuurlijke personen. Dit ter promotie van het verenigingslidmaatschap, en/of ter bevordering van de uitwisseling van kennis.
2. Het bestuur kan speciale kortingsregelingen aangaan met niet-Nederlandse gelieerde organisaties ter bevordering van de internationale uitwisseling van kennis.

VII. Derden

1. Het bestuur mag alleen financieel en organisatorisch bijdragen aan (onderdelen van) activiteiten van derden die passen binnen de doelstellingen van de vereniging.
2. Het bestuur heeft de vrijheid om, binnen de door de ALV goedgekeurde begroting, financieel bij te dragen aan activiteiten van derden.
3. Het bestuur kan garantstellingen, overeenkomsten en zekerheidsstellingen aangaan voor zaken als vermeld in artikel 9.2 van de statuten, zolang deze op ieder moment het totaal van 25% van de reserves van de vereniging niet te boven gaat. Indien het bestuur deze grens wil overstijgen, dient een ALV daarvoor vooraf toestemming te geven.

— eind